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007141332/2019-27215 綜合政務
肇慶市人民政府 2019-10-19
肇慶市人民政府關于印發肇慶市人民政府重大行政決策全過程記錄和檔案管理辦法的通知
肇府規〔2019〕9號 2019-12-26
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肇慶市人民政府關于印發肇慶市人民政府重大行政決策全過程記錄和檔案管理辦法的通知

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各縣(市、區)人民政府,肇慶高新區管委會,肇慶新區管委會,粵桂合作特別試驗區(肇慶)管委會,市政府各部門、直屬各單位:

  《肇慶市人民政府重大行政決策全過程記錄和檔案管理辦法》已經2019年10月16日十三屆86次市政府常務會議審議通過,現印發給你們,請認真貫徹執行。執行過程中遇到的問題,請徑向市司法局反映。

  肇慶市人民政府

  2019年10月19日

肇慶市人民政府重大行政決策全過程記錄和檔案管理辦法

  第一章 總 則

  第一條 為進一步規范市政府重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理工作,加強決策活動的監督管理,明確決策責任,根據《中華人民共和國檔案法》《重大行政決策程序暫行條例》《機關檔案管理規定》《廣東省檔案條例》《肇慶市人民政府重大行政決策程序規定》等有關規定,結合我市實際,制定本辦法。

  第二條 市政府重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理等工作適用本辦法,國家、省另有規定的,從其規定。

  本辦法所稱的重大行政決策,是指《重大行政決策程序暫行條例》和《肇慶市人民政府重大行政決策程序規定》規定的屬于市政府重大行政決策范圍的有關事項。

  本辦法所稱重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理,是指對決策事項起草論證、會商研究和根據有關規定履行公眾參與、專家咨詢論證、風險評估、合法性審查、集體討論決定等程序以及決策公布、解讀的全過程通過一定的載體形成記錄,按照檔案管理要求將記錄材料進行歸檔,落實檔案管理責任并加強檔案保護利用等相關活動。

  第三條 重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理工作應當遵循客觀真實、全面完整、安全高效的原則。

  第四條 決策承辦單位負責重大行政決策草案起草論證和按照有關規定履行公眾參與、專家咨詢論證、風險評估、本單位法制機構合法性審查、本單位集體討論決定等程序的全過程記錄、材料歸檔和檔案管理等工作。

  決策承辦單位,是指《肇慶市人民政府重大行政決策程序規定》規定的重大行政決策草案起草單位。

  第五條 市政府辦公室負責對決策承辦單位提交市政府的重大行政決策草案會商研究修改和履行市政府集體討論決定等決策規定程序以及決策公布、解讀的全過程記錄、材料歸檔和檔案管理等工作。

  市政府辦公室會同市檔案局統籌、協調、指導、監督決策承辦單位落實重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理工作職責。

  第六條 市司法局作為市政府法制機構,負責市政府重大行政決策合法性審查工作并對其出具合法性審查意見進行全過程記錄、材料歸檔和檔案管理。

  第七條 有關責任單位負責牽頭承辦重大行政決策草案工作的機構(以下簡稱牽頭承辦機構)和具體承辦人負責本單位重大行政決策全過程記錄和材料歸檔等工作;其他配合承辦機構應當及時收集、整理在參與或者協辦有關工作過程中形成的材料,統一移交給牽頭承辦機構歸集和保管。

  有關責任單位負責檔案工作的機構和檔案工作人員負責決策草案歸檔材料接收、整理、裝訂、錄入、存儲、保管和利用等檔案管理工作,并對本單位所屬機構的檔案工作進行監督和指導。

  本辦法第四條和第五條第一款規定的有關單位統稱為重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理工作的責任單位。

  第二章 全過程記錄及材料歸檔

  第八條 重大行政決策全過程包括決策啟動、調查研究、草案擬訂、會商修改和按照有關規定履行程序以及決策公布、解讀的完整過程。

  記錄工作應當貫穿重大行政決策全過程,始終堅持真實、準確、系統、全面地反映決策事項客觀情況,并與決策事項工作進度同步部署、同時實施,確保記錄工作的及時性、連貫性、完整性、高效性。

  第九條 凡列入重大行政決策年度目錄的事項和其他經市政府常務會議、全體會議等形式集體研究討論決策的事項應當全部實行全過程記錄和立卷歸檔。

  第十條 市政府常務會議、全體會議、工作會商會、工作專題會等形式研究討論重大行政決策事項時,參加人員、意見建議、分歧問題、會議討論情況和決定應當如實記錄,不同意見應當如實載明,制作會議紀要、會議錄音整理材料等一并歸檔。

  有關責任單位應當建立完善重大行政決策事項登記制度和參與決策人員確認制度,將有關會議的通知、議題、議程、安排、紀要等作為實行登記制度的基礎材料,將會議紀要等決策記錄材料的征求意見、審查把關、審定簽批等環節作為實行決策參與者確認制度的基本要求。

  第十一條 重大行政決策全過程記錄主要采取收集、整理、制作、保管等方式將重大行政決策全過程以文字、圖表、音像等表現形式并通過書面資料、電子數據等載體進行固定和留存,實現全過程留痕和可追溯管理。

  第十二條 重大行政決策歸檔材料主要包括以下方面:

 ?。ㄒ唬Q策草案的起草說明。

 ?。ǘQ策草案涉及市、縣級政府(管委會)或者有關單位職責權限的職責劃分或者任務分工的依據。

 ?。ㄈQ策內容的法律和政策依據。

 ?。ㄋ模┱髑笥嘘P單位意見的采納情況和不采納理由說明及有關單位復函。

 ?。ㄎ澹┌凑沼嘘P要求履行聽證、公眾參與、專家咨詢論證、風險評估等程序的規定資料,公眾參與反饋意見匯總和處理情況說明。

 ?。┍締挝环ㄖ茩C構(法律顧問機構)出具的合法性審查意見。

 ?。ㄆ撸┍締挝患w討論決定的相關材料。

 ?。ò耍Q策的正式印發、公布、解讀文本。

 ?。ň牛n案管理法律政策文件規定和責任單位認為需要歸檔的其他材料。

  第十三條 有關責任單位牽頭承辦機構應當將全過程記錄有關材料按照不同決策事項單獨立卷保存,并在決策草案辦結后次年第一季度向本單位負責檔案工作的機構歸檔;采用辦公自動化或者其他業務系統的,應當隨辦隨歸。

  歸檔時交接雙方按照有關規范和標準審查歸檔材料質量,根據歸檔目錄清點核對,并履行簽收登記的交接手續。歸檔材料在完成交接后由本單位負責檔案工作的機構承擔組織開展檔案管理工作。

  第十四條 歸檔材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的,若電子文件已經具備電子簽名、電子印章,且電子印章按照規定轉換為印章圖形的,紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

  第三章 檔案管理

  第十五條 有關責任單位應當明確分管檔案工作的單位負責人、負責檔案工作的機構和檔案工作人員,完善檔案管理工作流程,建立由分管檔案工作的單位負責人、負責檔案工作的機構及其他內設機構、下屬單位負責人組成的檔案工作協調機制,協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

  有關責任單位分管檔案工作的單位負責人對本機關、本系統的檔案管理工作負有直接領導責任。

  第十六條 重大行政決策的全部檔案統一由責任單位負責檔案工作的機構集中進行科學化、規范化、信息化管理,加強檔案的數字化處理。

  第十七條 重大行政決策檔案整理應當遵循文件材料的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用,逐步推進卷件融合管理。

  第十八條 重大行政決策檔案材料應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作,根據其載體屬性進行存儲和保管,采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄,確保實體安全和信息安全。

  涉密重大行政決策檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

  第十九條 有關責任單位及其負責檔案工作的機構應當加強重大行政決策檔案利用方式的開發和創新,運用信息技術,拓寬共享渠道,為市政府辦公室和市司法局承辦重大行政決策草案、辦理市委市政府法律事務、處理特殊或者緊急事件等提供免批綠色通道,實行最便利和最快捷的咨詢、查閱、復制等全方位服務流程。

  第二十條 利用重大行政決策檔案應當履行查閱手續,進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

  第四章 監督管理

  第二十一條 市政府辦公室牽頭會同市檔案局采取專項檢查等形式,對決策承辦單位實施重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理工作進行跟蹤、指導和督辦,確保決策承辦單位落實本辦法規定的工作職責。

  第二十二條 有關責任單位、機構或者人員違反本辦法規定的,按照《中華人民共和國檔案法》《重大行政決策程序暫行條例》《機關檔案管理規定》《廣東省檔案條例》《肇慶市人民政府重大行政決策程序規定》和國家、省、市關于實施法治政府建設決策部署及工作要求等有關規定處理。

  第五章 附 則

  第二十三條 不屬于市政府重大行政決策范圍的,我市各級行政機關擬制定的其他行政決策,實行全過程記錄、材料歸檔和檔案管理的,可以參照本辦法執行。

  第二十四條 各地各單位根據實際情況制定本地本單位的重大行政決策全過程記錄、材料歸檔和檔案管理制度和健全相關機制。

  第二十五條 本辦法自2019年11月20日起施行。

 

  相關政策解讀鏈接: 《肇慶市人民政府重大行政決策全過程記錄和檔案管理辦法》政策解讀

 

  公開方式:主動公開

  抄 送:市委各部委,市人大辦公室,市政協辦公室,市紀委監委辦公室,肇慶軍分區,市法院,市檢察院,市委法治辦,省駐肇各單位,各民主黨派,各人民團體,市屬各院校。

  肇慶市人民政府辦公室 2019年10月20日印發


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